Recepcionista

Descripción
Los recepcionistas dan la bienvenida a los clientes u otro tipo de visitantes. Sentados o de pie tras un escritorio o mostrador, reciben a la gente cuando llega, y atienden las preguntas de los visitantes. También pueden tener otras funciones, por ejemplo, realizar el tratamiento de textos, concertar citas, preparar facturas, cobrar y responder a solicitudes de información hechas por teléfono o correo electrónico.
Actividades laborales
La principal función del recepcionista es recibir el público a su llegada a la recepción del edificio.

Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la que trabajen, por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, un departamento, una escuela o universidad, un edificio público, espacios de belleza, etc.

Dirigen a los visitantes a la persona a la que desean ver, responden a consultas (cara a cara, por teléfono y por correo electrónico), proporcionan información o toman nota de mensajes para el personal.

En una oficina, por ejemplo, los recepcionistas reciben a la gente a medida que ésta llega, y proporcionan a cada uno una tarjeta de identificación como visitante, si es preciso. Pueden señalar a los visitantes un asiento donde puedan esperar hasta que llegue el momento de su cita, o hasta que esté libre la persona a la que desean ver.

Algunos recepcionistas se encargan de que se sirva a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.

Por ejemplo, los recepcionistas de dentistas, médicos y ópticos conciertan citas; algunos utilizan un sistema informatizado y algunos llaman al paciente cuando el médico o dentista ya puede visitarlos. A menudo manejan información confidencial. En cada ámbito adaptará las funciones a las necesidades del trabajo.

Los recepcionistas pueden encargarse de mantener ordenada la recepción.

Además de recibir y atender a los visitantes, los recepcionistas pueden tener otras varias funciones, entre ellas:
  • reservar las salas de reuniones
  • cobrar
  • realizar el tratamiento de textos
  • llevar archivos
  • clasificación y envío de cartas y correspondencia
  • atender una centralita informatizada
  • hacer fotocopias
Algunos recepcionistas llevan uniforme si así lo precisa la empresa.
Perfil profesional
Para ser recepcionista, se debe tener:
  • Apariencia elegante.
  • Actitud amable, eficiente y servicial.
  • Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y actitud profesional al teléfono.
  • Buenas dotes de organización.
  • Interés por el trabajo de la empresa, lo que facilitará poder pasar de inmediato las preguntas a la persona adecuada.
  • Ser capaz de mantenerse tranquilo y cortés, pero firme bajo presión.
  • Conocimientos básicos de teclado de TIC.
  • Capacidad de tratar con equipos de oficina como fotocopiadoras y centralitas telefónicas.
Posiblemente sea preciso tener conocimientos básicos de de contabilidad para el cálculo de las facturas y tratar con cobros y dinero. Puede que sea necesario manejar información confidencial. La capacidad de hablar un idioma extranjero puede resultar útil, especialmente para los recepcionistas de hotel.
Competencias
  • Amable.
  • Amable.
  • Aptitudes para las lenguas extranjeras.
  • Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
  • Asertivo.
  • Buen trato por teléfono.
  • Capacidades organizativas.
  • Concierta citas.
  • Conocimientos de contabilidad.
  • Da la bienvenida al público en general.
  • De aspecto inteligente.
  • Destrezas en informática.
  • Dirige a los visitantes a la persona adecuada.
  • Educado.
  • Eficiente.
  • Elocuente.
  • Entrega las maletas a los huéspedes.
  • Entrega llaves de habitaciones.
  • Expone y vende los productos.
  • Gestiona pagos realizados con dinero en efectivo y tarjetas de crédito y débito.
  • Habilidad en mecanografía.
  • Habilidad para los números.
  • Habilidades comunicativas.
  • Ofrece refrescos a los visitantes.
  • Prepara facturas.
  • Profesional.
  • Proporciona a los visitantes información precisa.
  • Realiza tareas de procesamiento de textos.
  • Registra a clientes en hoteles.
  • Responde consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico.
  • Tranquilo.
  • Trata con información confidencial.
  • Utiliza un sistema informático.