Recepcionista de oficina

Descripción
Los recepcionistas de oficina reciben a los clientes y demás visitantes a la oficina. Permanecen sentados detrás de un escritorio o mostrador, y dan la bienvenida y registran a las personas a medida que llegan, a la vez que responden a preguntas básicas y orientando a los visitantes. Pueden desempeñar otras funciones, tales como el procesamiento de textos y documentos, el envío de correo, el registro de citas, la preparación de facturas y la atención telefónica.

Actividades laborales
Por lo general, registran su entrada en un libro de visitas, y les piden que firmen su entrada y su salida de la oficina. En algunas empresas, los visitantes deben llevar una tarjeta de identificación con el fin de mantener la seguridad en la empresa.

Los recepcionistas, en ocasiones, deben preguntar al visitante si tiene una cita previa o no y con quién. A continuación, los recepcionistas contactan con dicha persona para hacerles saber que tienen una visita.

Los recepcionistas deben tener un buen conocimiento de la estructura de la empresa, y de los integrantes de cada departamento, para poder orientar a los visitantes y derivar las llamadas telefónicas entrantes a la persona adecuada.

Los recepcionistas a menudo acompañan a los visitantes a una sala de espera para que esperen a ser llamados o hasta que acuda a buscarles la persona con la que tienen cita. Algunos recepcionistas se encargan de proporcionar refrescos a los visitantes.

A menudo son responsables de mantener la zona de recepción ordenada, y de la organización del material de lectura, como la información y demás material promocional de la empresa, o  periódicos y revistas.

Además de saludar y atender a los visitantes, los recepcionistas podrían desempeñar otras tareas, incluyendo la gestión de una central telefónica, que en la actualidad casi siempre está informatizada.

Puede que deban atender consultas y quejas, y pasar todas las llamadas que no pueden resolver a la persona o departamento apropiado. También pueden atender a los clientes por correo electrónico.

Los recepcionistas de oficina a veces usan el ordenador para redactar cartas o documentos, en ocasiones a partir de una versión preliminar de audio o mediante la transcripción de un dictado gravado. También pueden reservar habitaciones de hotel o salas para reuniones, conferencias o lugares para la celebración de eventos.

Puede que tengan que llevar la contabilidad, preparar facturas y los cobros realizados en efectivo o con tarjeta de crédito. Algunos recepcionistas también podrían desempeñar tareas administrativas generales, tales como fotocopias de documentos o la gestión del correo entrante y saliente. También pueden ordenar, recibir o distribuir las entregas del material de papelería y demás equipamiento.

El trabajo normalmente implica permanecer sentado la mayor parte del tiempo en un entorno confortable. Sin embargo, las áreas de recepción pueden ser ruidosas y puede haber corrientes de aire ya que las puertas se abren y se cierran con frecuencia, o encontrarse en un ambiente caluroso cuando la oficina se llena de gente.
Perfil profesional

Un recepcionista de oficina tendrá que ser/estar:
Educado, amable, eficiente, seguro y resolutivo, y tener un aspecto elegante. Debe disfrutar de saludar y atender a los clientes y demás visitantes.
Interesado en el trabajo de su empresa, para poder pasar las consultas de los clientes directamente a la persona adecuada.
Calmado, pero poder trabajar bajo presión.
Capaz de utilizar equipamiento de oficina como fotocopiadoras y centralitas telefónicas.

Necesitará:
Una gran capacidad de comunicación, y un lenguaje claro y expresión oral clara y profesional para dedicarse a la atención telefónica.
Habilidades básicas de TI y capacidad de utilizar el correo electrónico.

Puede necesitar habilidades básicas de contabilidad para el cálculo de las facturas y la realización de cobros en efectivo o con tarjeta de crédito. Algunos recepcionistas puede que necesiten saber llevar un libro de registros.

Competencias
  • Amable.
  • Amable.
  • Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
  • Asertivo.
  • Buen trato por teléfono.
  • Capacidades organizativas.
  • Concierta citas.
  • Conocimientos de contabilidad.
  • Da la bienvenida al público en general.
  • De aspecto inteligente.
  • Destrezas en informática.
  • Dirige a los visitantes a la persona adecuada.
  • Educado.
  • Eficiente.
  • Elocuente.
  • Entrega las maletas a los huéspedes.
  • Habilidad en mecanografía.
  • Habilidad para los números.
  • Habilidades comunicativas.
  • Mantiene en orden el área de recepción.
  • Ofrece refrescos a los visitantes.
  • Prepara facturas.
  • Profesional.
  • Proporciona a los visitantes información precisa.
  • Realiza tareas de procesamiento de textos.
  • Reserva salas para reuniones.
  • Responde consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico.
  • Se encarga del correo entrante y saliente.
  • Seguro.
  • Tranquilo.
  • Utiliza circuitos cerrados de televisión.
  • Utiliza una centralita informatizada.
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