Secretario bilingüe

Descripción
Los secretarios bilingües llevan a cabo tareas de secretaría que implican el uso de una o más lenguas extranjeras. Esto puede incluir la redacción de cartas y otros documentos, y hablar por teléfono. Los secretarios bilingües utilizan una o más lenguas extranjeras, siendo un requisito que le diferencia de otros cargos administrativos.
Actividades laborales
Preparan, leen y traducen cartas y otros documentos, y se encargan de hacer y recibir llamadas telefónicas y de atender consultas por correo electrónico, así como de atender a los visitantes.

Puede que deban tomar notas en reuniones e interpretar en conferencias. También se ocupan de otras funciones de secretaría, por ejemplo, la organización de reuniones y otros trámites.

Llevará a cabo la revisión, y registro en la agenda del responsable, para facilitar la organización de este, y para que tenga el recordatorio de aquellas actividades que tiene a lo largo del día, o previstas más adelante.

Posteriomente, verifica que las citas son las programadas, que se realizan en el horario establecido y disponer lo necesario en la reunión.

El tiempo que un secretario dedica al uso de una lengua extranjera depende del tipo de empresa para la que trabaja y de su posición dentro de la empresa.

Sus tareas generales de secretaría incluyen responder a las consultas de rutina, mensajes, procesador de textos, archivar documentos, archivar expedientes, mantener una agenda de citas, entre otras tareas.

Los secretarios bilingües podrían actuar como intérpretes durante su visita.


Perfil profesional
Para ser secretario bilingüe se necesita:
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, tanto en su lengua materna como en sus otras lenguas.
  • Buenas habilidades de escucha.
  • Habilidades de mecanografía y de TIC, y habilidades de transcripción taquigráfica o de audio.
  • Un trato amable y profesional a la hora de atender al teléfono.
  • La capacidad de redactar documentos con iniciativa propia.
  • Atención al detalle a la hora de traducir documentos.
  • Confianza.
  • Conocimientos sobre los negocios del país del cual se habla su idioma.
  • Fuertes habilidades de organización, para planificar y priorizar su carga de trabajo.
  • Un enfoque exhaustivo y metódico de su trabajo.
  • La capacidad de utilizar su iniciativa propia, por ejemplo, para decidir qué cartas y llamadas telefónicas debe tratar personalmente su gerente.
  • La comprensión de la forma en que trabaja su empresa, por ejemplo, las funciones de los distintos departamentos y la relación de la empresa con sus clientes.
Los idiomas más comunes que se utilizan los secretarios bilingües además del español son el inglés, el francés y el alemán. También hay oportunidades de trabajo en este ámbito para hablantes de otras lenguas, como el italiano, el holandés, el árabe, el ruso, el galés, el chino y el japonés.
Competencias
  • Amable.
  • Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
  • Aptitudes para la escucha.
  • Aptitudes para la planificación.
  • Aptitudes para las lenguas extranjeras.
  • Atiende a consultas por teléfono, fax y e-mail y a los visitantes.
  • Buen trato por teléfono.
  • Capacidad para priorizar tareas.
  • Capacidades organizativas.
  • Capaz de prestar atención al detalle.
  • Capaz de tomar la iniciativa.
  • Concierta citas.
  • Da la bienvenida a visitantes extranjeros.
  • Destrezas en informática.
  • Elabora, lee y traduce cartas y otros documentos.
  • Habilidad en mecanografía.
  • Habilidad para los negocios.
  • Meticuloso.
  • Metódico.
  • Profesional.
  • Realiza los preparativos necesarios para reservar hoteles y viajes.
  • Realiza tareas de secretariado utilizando una o más lenguas extranjeras.
  • Se ocupa de los familiares de los visitantes durante su estancia.
  • Seguro.
  • Toma notas en reuniones y conferencias y actúa como intérprete.
  • Trata con clientes/proveedores/departamentos gubernamentales de otros países.