Organizador de eventos

Los organizadores de eventos se encargan de negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones. Organizan el lugar de celebración, el alojamiento y servicios como la hostelería y los viajes, dentro de un presupuesto. Se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas.

Organizan conferencias y exposiciones para diferentes tipos de eventos.

Por ejemplo, pueden organizar exposiciones de una temática concreta, que ofrecen la oportunidad para compradores y vendedores de encontrarse cara a cara, y para que los vendedores puedan mostrar sus productos o servicios directamente.

Algunos organizadores de eventos deben manejar todos los aspectos de la planificación, organización y publicidad. Deben tener en claro quién es su público objetivo, y luego elaborar la mejor manera de darles a conocer el evento. Puede que deban encargar la elaboración de material de promoción, por ejemplo, revistas, periódicos, web y publicidad por correo, para atraer a expositores y visitantes.

También pueden utilizar el correo electrónico, mensajes de texto y las redes sociales para promocionar sus eventos.

Estando en espacios en el que se realiza el evento, se aseguran de que las instalaciones cumplen con todos los requisitos, incluida la normativa de salud y seguridad.

Tienen que negociar con los administradores del espacio de la exposición, con los diseñadores y con las empresas de catering. Al final del evento, el organizador evalúa el éxito, averiguando la opinión de los expositores y visitantes, y analizando las cifras de asistencia.

Los organizadores de eventos también están involucrados en la planificación, coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye:

• Encontrar y reservar lugares adecuados.
• Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad.
• Organizar las invitaciones y la publicidad.
• Procesar registros y pagos (a menudo se hace en línea)
• Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.

A menudo deben ayudar a establecer el programa de conferenciantes, talleres y actividades sociales asociadas a las conferencias.

A veces tienen que obtener el equipo técnico que necesiten los conferenciantes. Esto puede incluir reproductores de vídeo, computadoras, acceso a Internet, iluminación especial y sistemas de sonido. También podrían ser responsables de organizar el transporte para los conferenciantes.

Además del trabajo de planificación, los organizadores tienen que asegurarse de que los eventos sin problemas y de que se ajustan a los presupuestos. A menudo asisten a la exposición o conferencia, supervisan el registro, controlan y se aseguran de que los eventos se realizan a tiempo, por ejemplo. Tienen que actuar con rapidez si surgen problemas o cuando alguien hace una petición inesperada.

A menudo, organizan y coordinan más de un evento a la vez. Los organizadores con más experiencia a menudo están especializados en la organización de determinados tipos de eventos, por ejemplo, grandes conferencias nacionales.

En muchos puestos de trabajo se requiere que el organizador viaje a menudo y pase periodos cortos de tiempo fuera de casa.

Para ser organizador de eventos se tiene que:

• Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
• Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
• Estar dispuesto a viajar.
• Trabajar bien en equipo.
• Prestar atención a los detalles.
• Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.

Debe tener:

• Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Habilidades de negociación.
• Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión.
• Habilidades de investigación.
• Habilidades para resolver problemas.
• Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
• Habilidades para la gestión de proyectos.
• Buenas habilidades de TIC.

Para algunos puestos, resulta útil el conocimiento de un idioma extranjero. Es posible que se requiera también la licencia de manejo.

• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la gestión de proyectos.
• Aptitudes para la planificación.
• Aptitudes para las lenguas extranjeras.
• Aptitudes para redactar informes.
• Bien organizado.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de analizar información.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Destrezas en informática.
• Discreto.
• Extrovertido.
• Gestiona servicios como catering y viajes.
• Habilidad para evaluar.
• Habilidad para la investigación.
• Habilidad para la negociación.
• Habilidad para los números.
• Habilidad para resolver problemas.
• Licencia de manejo completa.
• Organiza actos sociales, gestiona recepciones, conferencias.
• Organiza la publicidad a fin de atraer a expositores y visitantes.
• Planifica, coordina y publicita conferencias y exhibiciones.
• Resistente.
• Responsable de organizar al equipo técnico y a cargo de seguridad.
• Resuelve problemas que surgen durante los eventos.
• Se encarga de organizar dónde tendrán lugar los eventos.
• Trabaja bajo un presupuesto fijo.
• Tranquilo.
• Valora el éxito de conferencias y exposiciones.